Første punkt er at forstå, at vi ikke altid når mere, fordi vi skynder os. Når vi ikke trækker vejret ordentligt og hvis vi udskyder pauserne, får vi ikke tid til at klare hjernen, og så opstår ingen kreative tanker.
Derfor kan du med fordel veksle mellem forskellige tempi. Ligesom du kan løbe rundt med tungen ud af halsen, kan du også stoppe helt op og sætte dig med fødderne oppe på bordet.
SÆT TID AF TIL TANKER
Vi skal revurdere vores holdning til, hvad vores arbejde går ud på.
Mange mener kun, de er effektive, når de får noget gjort færdigt, eller når arbejdet er synligt. Men alle os, der arbejder med viden, udvikling og formidling, arbejder også, når vi tænker og får ideer.
Måske er der intet synligt resultat på bundlinjen eller skrivebordet, men det er stadig en vigtig del af vores arbejde.
AFBRYDELSER SMADRER KONCENTRATION
Mails, kolleger og telefoner kræver vores opmærksomhed. En undersøgelse viser, at mennesker, der arbejder på kontor, i gennemsnit kun arbejder koncentreret med en opgave i tre minutter ad gangen.
Halvdelen af afbrydelserne står de selv for. Og det kan tage 25 minutter at komme ordentligt ind i opgaven igen, fordi nye opgaver eller afbrydelser kommer til.
Ideen om at have 10 bolde i luften på en gang holder bare ikke, selvom du måske føler dig effektiv imens.
Faktum er, at det er mest effektivt at koncentrere sig om en ting ad gangen, mener konsulenten.
Find ud af, hvordan du kan skaffe dig lidt uforstyrret tid indimellem. Måske kan I skiftes til at passe telefonerne.
SKIFT MILJØ
En måde at skabe ro på kan være at flytte sig fysisk.
Hvis du kan forlade jobbet, så sæt dig på en café eller et bibliotek med dine papirer eller din bærbare uden mail og telefon. På arbejdspladsen kan du måske benytte mødelokalet eller kantinen.
Det virker på den måde at bryde mønsteret og lave en aftale med sig selv om, at ”nu gør vi sådan her de næste to timer”.
FÅ DET DOG OVERSTÅET
Vi gør det alle sammen. Udskyder den kedelige opgave eller den ubehagelige opringning. Problemet er, at det røver tid.
Se det i øjnene. Vi ved selv, hvornår vi bare trækker pinen ud. Find ud af, hvorfor du udskyder og tag fat dér.
BUNDT DINE OPGAVER
At definere og bundte forskellige typer arbejdsopgaver er endnu et godt råd.
Nogle har måske, som jeg, svært ved at tage sig sammen til at lave regnskab. Jamen, så sæt en hel dag af med længere mellemrum, hvor du klarer en ordentlig bunke i stedet for at tage det i klatter. Sluk for mail og telefon og gør det hyggeligt med for eksempel lys og musik. Skab en dag, hvor din hjerne får ro fra mere kaotiske opgaver.
PLANLÆG REALISTISK
Vi tror, at vi kan få alle opgaverne passet ind i rammer, men det er en fejl.
Igen og igen opdager vi, at ting tager længere tid end forventet.
Receptionisten kan maksimalt planlægge fem eller ti procent af sin tid, og de fleste kontoransatte må kalkulere med op til 4o pct. af deres tid til uforudsete opgaver. Derfor anbefales realistisk planlægning med rum til de opgaver, vi endnu ikke kender. Læg buffere ind i kalenderen eller kalkuler med ekstra tid til hver opgave.